Assistant.e administratif.ve et logistique – Projet OCWAR-C
Expertise France
Nigeria
1h ago

Description du projet

Il / elle interviendra dans le cadre d’un projet régional de renforcement de la cyber sécurité et de lutte contre la cybercriminalité dans les Etats Membres de la CEDEAO et en Mauritanie, financé par le Fonds Européen de Développement.

Le projet a une durée de 4 ans (2019-2023) et est doté d’un budget total de 7,5 millions d’Euros. Il a pour objectif de contribuer au renforcement de la cybersécurité et à la lutte contre la cybercriminalité dans la zone CEDEAO et en Mauritanie.

Basé(e) à Abuja, l’assistant(e) administratif(ve) et logistique fera partie d’une équipe-projet composée de collaborateurs basés au siège (à Paris) et à Abuja.

Le bureau du projet sera à Abuja, Nigéria. L’équipe sera composée d’une coordonnatrice du projet, de deux experts clés en charge de la cyber sécurité et de la cybercriminalité, d’un conseiller stratégique, d’un comptable, d’un chauffeur et de l’assistant(e) administratif(ve) et logistique.

Sous la responsabilité et la supervision de la coordonnatrice du projet, et en liaison avec l’Assistant (e) de Projet d’Expertise France à Paris, l’assistant(e) appuie la gestion administratif(ve) et logistique des activités menées dans les pays bénéficiaires, dans le cadre du projet.

L’assistant(e) travaille au quotidien avec l’ensemble de l’équipe conjointe du projet, avec des échanges fréquents avec la chargée de projets et l’assistant(e) de projets d’Expertise France à Paris.

Description de la mission

Gestion administrative :

  • Assister l'équipe projet dans le suivi des missions des experts (gestion des agendas partagés, fiches de temps, justificatifs techniques des missions, etc ) ;
  • Assister l'équipe projet dans l'organisation des évènements, formations et réunions (relations fournisseurs, participants, partenaires, etc ) ;
  • Assurer le suivi administratif des experts / consultants et des participants aux activités menées (feuilles de temps, per diem, feuilles de présence etc ) ;
  • Préparer et suivre la procédure de demande d'exonération de TVA auprès des autorités nigérianes et des prestataires ;
  • Assurer les tâches administratives courantes (emails, courriers, filtrage téléphonique, préparation de documents pour les réunions, appui à la tenue des tableaux de bord, comptes rendus de réunions, mise en forme des documents, etc ) ;
  • Assurer un appui à la publication d'offres d'emploi ou de marchés publics dans les publications locales ;
  • Gérer l'information (newsletter d'information, site web, réseaux sociaux, etc..), faire une veille média ;
  • Assure l’indexation et l’archivage des documents administratifs et financiers selon les indications de la Coordinatrice ;
  • Rédiger les documents en français et en anglais.
  • Gestion logistique :

  • Assure ou appuyer l’organisation logistique d’événements au Nigéria et dans les autres pays d’intervention du projet (comités de pilotages, séminaires, missions siège, missions projets, sessions de formation, missions d’experts, évènements régionaux, etc.
  • sous la direction de la coordinatrice et en lien avec le Assistant projet basé à Paris : réservations transport, hébergement, location de salle, prestations traiteurs, invitations, etc.

  • Assure le suivi des fournitures du bureau et l’état des stocks ;
  • Assure le suivi de l’entretien et des réparations du véhicule dédié au bureau d’Abuja (journal de bord, maintenance, consommation) ;
  • Appuie la coordinatrice et l’équipe projet pour toute autre tâche nécessaire au bon déroulement du projet.
  • Reporting :

  • Participer à la veille sur les réglementations en vigueur.
  • La liste des tâches n’est pas exhaustive et peut évoluer en fonction des besoins du projet.

    Qualifications et compétences

  • Formation supérieure Bac+2 / 3 en comptabilité, gestion administrative et financière ;
  • Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel ;
  • Capacité à travailler dans un contexte exigeant ;
  • Etre méthodique, organisé et réactif ;
  • Avoir le sens des responsabilités, être proactif et autonome ;
  • Excellente expression écrite et orale en anglais, la maitrise du français serait un atout majeur.
  • Expérience professionnelle

  • Trois années d’expérience professionnelle réussie en gestion administrative et financière sur des projets humanitaires ou de développement ;
  • Expérience en milieu francophone serait un atout ;
  • Expérience avec bailleurs publics.
  • Informations complémentaires

    Durée de la mission : la durée du contrat sera de un (1) an, renouvelable si les performances sont jugées satisfaisantes.

    Nature du contrat : contrat de prestation de service avec Expertise France ou via une société de portage salarial

    Date de prise de fonctions : dès que possible

    Rémunération : selon profil

    Documents à fournir

    Merci d’adresser votre CV et lettre de motivation en français, ainsi que trois références et leur contact, sous la référence Assistant-

    OCWAR-C Abuja avant le 26 Juillet 2019 à l’attention de :

    NB : Les candidat(e)s intéressé(e)s par cette opportunité sont invité(e)s soumettre leur dossier dans les meilleurs délais, Expertise France se réservant la possibilité de procéder à la présélection avant cette date.

    Le processus de sélection des manifestations d’intérêt se fera en deux temps :

  • Dans un premier temps, une liste restreinte sera établie librement par Expertise France.
  • Dans un deuxième temps, les candidat(e)s de la liste restreinte pourront être invité(e)s à passer des tests écrits visant à évaluer leurs compétences technique et linguistiques.
  • Dans un troisième temps, les candidate(e)s sélectionné(e)s pourront être convié(e)s à un entretien.

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